Consejos para organizar reuniones más productivas

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Consejos para organizar reuniones más productivas

¿Cuántas veces has salido de una reunión con la sensación de que no ha haber sacado nada en claro? ¿Y cuántas has pensado que una reunión ha sido una auténtica pérdida de tiempo? Probablemente muchas, pero esto no quiere decir que esas reuniones no tendrían que haberse celebrado, sino que deberían haberse planteado de otra manera para ser realmente productivas. A continuación, exponemos algunas pautas que resultarán útiles en las empresas para organizar reuniones más productivas.

Pautas a seguir para aumentar la productividad de las reuniones

Antes de profundizar en cómo afrontar una reunión para que sea realmente productiva, vamos a echar un vistazo a los asombrosos datos que nos dejan los estudios más recientes. Se estima que el 63% de las reuniones no cuenta con un programa de contenido. A su vez, el el 73% de los asistentes a reuniones consultados en el estudio reconoce que suelen hacer otras tareas mientras asisten a reuniones. Pero el más alarmante de todos y por el que creemos que son tan necesarios los consejos que vamos a dar a continuación, es el siguiente: tan solo el 5% de las reuniones para el intercambio de ideas son realmente productivas.

¿Cómo se puede conseguir que una reunión sea productiva? Lo más importante de todo es pensar si la reunión en cuestión debe realizarse o no. Intenta formular de una manera clara y concisa cuál es el propósito de la reunión. Si no puedes hacerlo, lo más probables que no consigas una reunión eficaz.

Una vez en la reunión, debes asegurarte de que todos los asistentes que se encuentren presentes son necesarios para el desarrollo de la misma. Convocar a demasiada gente sin que su aportación sea imprescindible podría alargar sin sentido la duración de la reunión. Y es precisamente el tiempo otro aspecto a controlar en las reuniones. Está comprobado que las reuniones más cortas son las más productivas. No se trata de ir corriendo para terminar antes, sino de evitar desviar la conversación del tema central. Y esto con menos participantes es más fácil de controlar.

Por otro lado, recuperando el dato del bajo porcentaje de reuniones que contaban con programa, aconsejamos realizar siempre uno que sirva como guía de la reunión. Igualmente, conviene hacer un resumen del contenido al inicio y poner en contexto los temas a tratar. Y lo mismo para cerrar, sería recomendable hacer un repaso de las conclusiones y las dediciones tomadas.

Desde Aebia esperamos que estos consejos para organizar una reunión te resulten de ayuda. En cualquier caso, recuerda que como expertos en asesoramiento y servicios a empresas, nos ponemos a tu disposición. No dudes en contactar con nosotros para saber cómo podemos ayudarte como empresario.
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